Op 8 januari 2002 is tijdens een buitengewone ledenvergadering een eerste aanzet voor een beleidsplan instrumentarium gepresenteerd door het bestuur.
Hoewel de intenties van dit voorstel door de leden wordt gedragen bestond de behoefte een aantal zaken nader uit te werken. Hiertoe is een commissie samengesteld om deze taak op zich te nemen.

De commissie bestaat uit:

• Theo van Mierlo


• Carlo Neleman


• René Bos


• Coen van Mierlo

René Bos heeft zijn lidmaatschap per juni 2002 opgezegd. Zijn plaats is ingenomen door Hans Rill.

De uitgangspunten zoals geformuleerd in de eerste aanzet zijn als basis genomen voor het onderstaande beleidsplan.

De uitgangspunten voor het beleidsplan zijn:

1.Goed financieel en materieel beheer van instrumentarium van de vereniging;
2.Stimuleren van eigen instrumentarium;
3.Stimuleren van beter op elkaar afgestemd instrumentarium;
4.Creëren van meer mogelijkheden voor leerlingen.

1. GOED FINANCIEEL EN MATERIEEL BEHEER VAN INSTRUMENTARIUM VAN DE VERENIGING.

Om een goed financieel beheer te voeren is het noodzakelijk dat een kader wordt geschapen terzake van de aanschaf van instrumentarium in eigendom van de vereniging.
Het idee is om naar een basisinstrumentarium toe te groeien. Dit heeft als voordeel dat het aanschaffen van instrumentarium door het Stedelijk Orkest Kampen (hierna te noemen SOK), en de daarmee gemoeide geldmiddelen zijn gelimiteerd.

Daarnaast wordt een situatie gecreëerd dat wanneer een leegloop ontstaat van leden SOK altijd de beschikking heeft over een volwaardig en in evenwicht zijnde bezetting van instrumenten om op die wijze in de toekomst de drempel laag te kunnen houden bij ledenwerving.
Een opzet voor een basisinstrumentarium is opgenomen op bijlage 1.

Het is daarnaast van groot belang dat de instrumenten van SOK goed worden onderhouden.
Volgens leveranciers is een reservering van gemiddeld circa € 35,- per jaar per instrument voldoende. Gestreefd zal worden naar een jaarlijkse onderhoudsbeurt voor alle instrumenten van SOK waarbij van tevoren een prijs wordt afgesproken van bovenstaande.

Om mensen met een instrument van SOK te stimuleren zuinig op het instrument te zijn wordt een bijdrage verlangt van 50% in het onderhoud en reparatie. Waarbij het uitgangspunt is dat het onderhoud beperkt blijft tot € 35,- per jaar. Bij aanwijsbare nalatigheid door het lid kan dit bedrag oplopen.
Een lid met een eigen instrument krijgt op vertoon van een nota van onderhoud een bijdrage van 50% in de kosten met een maximum van € 17,50 per jaar.

Financiële onderbouwing volgt uit opstelling op bijlage 2:

Om de onderhoudskosten te kunnen financieren wordt voorgesteld een algehele contributieverhoging door te voeren van € 1,50 per maand. Uitgaande van 70 leden betekent dit dat de onderhoudskosten gedekt zijn.
Voorgesteld wordt om de bijdrage in de onderhoudskosten van 50% rekening houdend met een maximum van € 17,50 maandelijks te verdisconteren. Dit betekent een verhoging van (afgerond) € 1,50 per maand.
Uiteindelijk bedraagt de contributie verhoging € 3,- voor leden met een instrument van SOK omdat zij 50% moeten bijdragen in de jaarlijkse kosten van onderhoud.

Op bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de contributies zoals die bij de zusterverenigingen gelden. SOK is opgenomen na verwerking van bovenstaande.

Voor elk type instrument is een onderhouds- cq gebruiksvoorschrift opgesteld. Deze voorschriften treft u aan op bijlage 4 en 5.

De leverancier zal gevraagd worden bij elk instrument een formulier in te vullen over de staat van het instrument. Dit formulier is op bijlage 6 bijgevoegd.
Daarnaast is op bijlage 7 een formulier opgenomen wat zal worden gebruikt bij de bespreking van de onderhoudsvoorschriften en de bevindingen van de leverancier.
Deze formulieren worden gebruikt om een lid van SOK eventueel aan te spreken.

2. STIMULEREN VAN EIGEN INSTRUMENTEN

Één van de doelen van SOK is het stimuleren van een eigen instrument. Dit gebeurt ten eerste doordat deze leden geen bijdrage voor onderhoud betalen maar (op vertoon van een nota) ontvangen. Dit levert een voordeel op van € 3,- per maand ten opzichte van de huidige situatie (mits het instrument een onderhoudsbeurt heeft ondergaan).
Ten tweede kan een lid gebruik maken van de mogelijkheid tot huurkoop bij de leverancier van SOK.
Ten derde kan een nieuw lid 'slechts' 5 jaar recht doen gelden op een instrument van SOK mits deze beschikbaar is (een en ander afgestemd op het basisinstrumentarium).

In een situatie dat een lid een instrument van SOK reeds 5 jaar bespeeld en er zich geen nieuw lid voor dat betreffende instrument aandient, kan het lid dit instrument blijven bespelen met dien verstande dat zodra zich een lid aandient hij/zij dit instrument direct ter beschikking moet stellen.
Wanneer een lid met een eigen instrument om welke reden dan ook een instrument van SOK wil bespelen is dit alleen mogelijk indien er geen ander lid aanspraak maakt op dit instrument. Bij eerste appèl van het bestuur levert het betreffende lid dit instrument in.
Uiteraard is dit lid wel de bijdrage in het onderhoud verschuldigd.

3. STIMULEREN VAN BETER OP ELKAAR AFGESTEMD INSTRUMENTARIUM

SOK wil bewerkstelligen dat het instrumentarium welke door de leden bespeeld worden beter op elkaar worden afgestemd. Op bijlage 1 staan de merken welke de voorkeur hebben van SOK. Het basisinstrumentarium wordt aangeschaft op basis van deze voorkeurslijst.
Leden met een eigen instrument worden alleen dan toegelaten wanneer het instrument binnen SOK past, zulks ter beoordeling van de dirigent en het bestuurslid belast met instrumenten zaken.
Wanneer dit instrument niet inpasbaar is kan het lid gebruik maken van een instrument van SOK indien dit op dat moment voorhanden is (zulks in overeenstemming met het basisinstrumentarium). Een en ander conform de richtlijnen zoals beschreven onder het hoofdstuk stimuleren van een eigen instrument.

4. CREËREN VAN MEER MOGELIJKHEDEN VOOR JEUGDLEDEN

Voor jeugdleden gelden in principe alle bovengenoemde afspraken. Uitzondering voor jeugdleden is dat de 5 jaren termijn (dat een lid recht kan doen gelden op een instrument van SOK) pas ingaat vanaf zijn/haar 18e jaar.

UITZONDERINGEN

a. Sousafoons

Voor de bespelers van een sousafoon wordt geen bijdrage in het onderhoud verlangt en geldt evenmin een verplichting tot aanschaf. Uitgangspunt is hierbij dat de sousafoons alleen gebruikt worden voor optredens van het orkest. Indien het instrument eveneens gebruikt wordt voor eigen gebruik (lees studie en repetitie) wordt de uitzonderingsregeling ongedaan gemaakt.

b. slagwerk orkest

Voor de bespelers van orkestslagwerk wordt geen bijdrage in het onderhoud verlangd en geldt evenmin een verplichting tot aanschaf.
De bespelers van orkestslagwerk wordt een toeslag op de contributie geheven van € 1,50 (vergelijkbaar met de onderhoudsbijdrage van overige instrumenten). Deze toeslag zal worden aangewend ten behoeve van de aanschaf en vervanging van stokken e.d.. Een eventueel overschot komt ten goede van het instrumentenfonds.
Indien vellen van instrumenten door onbehoorlijk gebruik moeten worden vervangen zal aan het betreffende lid de kosten voor vervanging in rekening worden gebracht.

c. malletband

Voor de malletband zal een basisinstrumentarium worden vastgesteld. Voor de melodie instrumenten van de malletband geldt dezelfde regeling inzake onderhoud en eigen aanschaf als voor blaasinstrumenten. Voor de trommels geldt de regeling als vermeld onder slagwerk orkest.

In alle gevallen geldt dat van een lid wordt verlangd als een goed huisvader over het instrument van SOK te waken. Indien door nalatigheid of andere verwijtbare oorzaken reparaties moeten worden uitgevoerd worden de kosten hiervan op het betreffende lid verhaald.

OVERGANGSREGELING

Voor alle huidige leden zal de contributieverhoging en de onderhoudsregeling gaan gelden.
Voor de regeling dat een lid 'slechts' maximaal gedurende 5 jaar recht kan doen gelden op een instrument van SOK wordt een overgangsregeling opgesteld zoals hieronder vermeld.

Er valt een onderscheid te maken onder de leden te weten:

1.Leden met een instrument van SOK
2.Leden met een eigen instrument

1. Leden met een instrument van SOK

Leden die momenteel een instrument van SOK bespelen behouden ten allen tijde recht op een instrument van SOK met dien verstande dat SOK nooit meer instrumenten zal aanschaffen dan in het basisinstrumentarium staat vermeld.
Op het moment dat een lid een ander instrument gaat bespelen dan tijdens de vaststelling van dit plan het geval is gaat voor het betreffende lid de nieuwe regeling in. Dit betekent dat vanaf het moment dat een nieuw of ander instrument ter beschikking wordt gesteld de 5 jaars termijn ingaat.

2. Leden met een eigen instrument

Indien een lid met een eigen instrument een beroep doet op een instrument van SOK (om welke reden dan ook) gaat voor deze leden de 5 jaars termijn in op het moment van ter beschikking stellen van het instrument van SOK.
In alle gevallen geldt dat per lid slechts éénmaal 5 jaar gebruik kan maken van een instrument van SOK.

OVERIGE ZAKEN

1.OPRUIMVOORZIENINGEN

Elk instrument van SOK wordt opgeruimd en vervoerd in een harde koffer. Voor het huidig instrumentarium wat niet voorzien is van een harde koffer zal het beleid erop gericht zijn zo spoedig mogelijk harde koffers aan te schaffen. Nieuwe aanschaffingen zullen altijd met harde koffer worden aangekocht.

2.DIRIGENT

Ten aanzien van het instrumentarium zal de dirigent in voorkomende gevallen om advies worden gevraagd. De dirigent zal een exemplaar van het beleidsplan ontvangen en zijn/haar advies met in achtneming van dit beleidsplan geven.

3.AANVERWANTE ZAKEN

Rietjes voor houtinstrumenten zijn voor eigen rekening. Dempers voor koperinstrumenten zijn eveneens voor eigen rekening waarbij de dirigent een voorkeursmerk uitspreekt.

4.KAMPEREILANDERS

Gestreefd wordt naar een basisinstrumentarium voor de Kampereilanders. Deze instrumenten zullen worden verkregen vanuit de doorstroom van het orkest. Deze instrumenten blijven in de zaal aanwezig. De Kampereilanders zorgen zelf voor het onderhoud.
Omdat deze instrumenten niet specifiek aan één lid worden toegewezen zal geen (extra) bijdrage van het betreffende lid worden verlangd.

5.ERELEDEN

Ereleden betalen geen contributies maar wel de eigen bijdrage in de onderhoudskosten indien hen een instrument van SOK ter beschikking is gesteld.

6.STRAATOPTREDENS

Alle leden worden verplicht om deel te nemen aan straatoptredens tenzij fysieke redenen aanleiding geven hiervan af te zien.

7.OVERIGE

Dit beleidsplan wordt geacht artikel 10 van het huidige huishoudelijke reglement te vervangen.
Het bestuur is bevoegd uitgaven ter zake van aanschaf van instrumenten te doen met inachtneming van de inhoud van dit beleidsplan mits hiervoor financiële dekking bestaat, zonder hiervoor de algemene vergadering vooraf toestemming te vragen.